生成AIとは？仕組みやできること・できないことを業務例で解説

生成AIとは？結論と活用のポイント

生成AIとは、文章や画像、音声などを新しく作り出すAIです。中小企業の業務では、メールの下書きや議事録の整理、社内資料のたたき台づくりなどに活用できます。

一方で、生成AIは、出力した内容が正しいかどうかを人間のように理解して保証するものではありません。事実と異なる回答をすることもあるため、重要な判断や取引先への送信は、人が内容を確認してから行う必要があります。

導入のコツは、いきなり多くの業務を任せるのではなく、情報漏えいなどのリスクが比較的小さい作業から試すことです。まずは「何を入力し、誰が確認し、どこまで使うか」を決めておきましょう。

生成AIの仕組み

大量のデータから特徴や関係を学ぶ

生成AIは、文章や画像などの大量のデータを学習し、データに含まれる特徴や関係を捉えます。そのうえで、利用者からの指示に応じて、学習した内容をもとに新たな文章や画像などを生成します。

文章を作るAIの場合、前後の文脈を踏まえながら、次に続く言葉を予測して文章を組み立てる仕組みです。たとえば「取引先へのお礼メールを書いて」と指示すると、お礼メールで使われやすい表現や構成を踏まえた文章を返します。

ただし、もっともらしい文章を作ることと、内容が事実であることは別です。存在しない情報や誤った数字を、自然な文章で示す場合があります。

従来のAIとの違い

従来のAIは、与えられたデータを分類したり、傾向を予測したりする用途でも使われてきました。たとえば、商品の売上データから需要を予測する使い方です。

生成AIは、それに加えて、指示に応じた文章や画像などを作れる点が特徴です。ただし、生成AIと従来のAIは完全に分かれるものではなく、両方の技術を組み合わせて使うこともあります。

検索との違いにも注意する

検索は、インターネット上にある情報を探すための手段です。一方、生成AIは、必ずしも最新の情報を検索して回答しているわけではありません。利用するサービスや設定によっては、学習時点より後の情報を知らない場合もあります。

検索機能が付いた生成AIでも、参照元の読み違いや要約の誤りは起こりえます。制度や法律、価格など、正確さや最新性が必要な情報は、元の資料や公的機関の情報を確認しましょう。

生成AIにできること：中小企業の業務例

メールや文書の下書き

取引先へのお礼メールや社内案内など、文章のたたき台を作れます。たとえば、営業担当者が「訪問のお礼と、次回打ち合わせの日程調整を伝えるメール」と指示すれば、構成を考える手間を減らせる可能性があります。

ただし、日付や金額、相手の名前などは誤りがないか確認が必要です。最初に試す際は実名を使わず、「取引先の担当者」のように置き換えるとよいでしょう。

長い文章の要約や情報整理

会議のメモから、決定事項や次の担当者を整理する使い方もあります。文章が長く、要点をつかみにくい資料について「重要な点を箇条書きにして」と頼むこともできます。

ただし、要約では重要な条件が抜けたり、発言の意図が変わったりすることがあります。元の資料と照らし合わせ、特に数字や期限、担当者を確認してください。機密情報を含む資料を入力する場合は、事前に利用ルールとサービスの設定を確認します。

アイデア出しや表現の言い換え

新商品の紹介文、採用案内、よくある問い合わせへの回答案などについて、複数の表現を考える補助にも使えます。たとえば「専門用語を使わず、お客様向けに言い換えて」と指示すれば、文章を見直すきっかけになります。

提案された内容が、自社の商品や実際の対応と合っているとは限りません。事実と異なる説明や、約束できないサービス内容が含まれていないか確認しましょう。

画像や資料のたたき台づくり

利用するサービスによっては、指示から画像を作成したり、資料の構成案を考えたりできます。たとえば、社内説明会の資料について、見出しや説明の順番を考える用途です。

ただし、生成した画像に意図しない文字や不自然な表現が含まれることもあります。社外に公開する場合は、内容に加えて、利用するサービスの規約や権利上の条件も確認してください。

生成AIにできないこと・苦手なこと

回答の正しさを保証すること

生成AIは、知らないことについても、正しいかのように回答する場合があります。このような、事実に基づかない内容を作り出す現象は「ハルシネーション」と呼ばれます。

たとえば、存在しない制度を紹介したり、計算結果を間違えたりすることがあります。回答をそのまま採用せず、元資料の確認や再計算を行いましょう。情報源を示すよう指示しても、示された資料が実在し、内容を裏付けているかの確認が必要です。

自社の事情を自動的に把握すること

生成AIは、指示に含まれていない自社の契約条件や業務ルールを、必ずしも把握していません。社内資料を参照できるように設定した場合でも、古い資料を使ったり、内容を取り違えたりする可能性があります。

たとえば、返品対応の文案を作る場合、AIが示した条件と自社の規定が一致するか、担当者が確認する必要があります。AIに判断を任せるのではなく、社内の決まりに沿って人が判断しましょう。

重要な判断の責任を負うこと

採用、契約、融資、医療や法律に関わる判断などは、AIの回答だけで決めるべきではありません。回答に誤りや偏りが含まれる可能性があり、個別の事情も十分に考慮できないためです。

生成AIは、検討事項を整理したり、確認すべき論点を洗い出したりする補助として使い、最終的には担当者や必要な資格を持つ専門家が判断します。

導入前に確認したいセキュリティと利用ルール

入力してよい情報を決める

生成AIの利用では、顧客情報や取引条件などを、意図せず外部のサービスに送ってしまうことに注意が必要です。入力した情報の保存期間や、サービスの改善に使われるかどうかは、サービスや契約、設定によって異なります。

導入前に利用規約や管理画面を確認し、少なくともパスワードや認証コードは入力しないようにしましょう。顧客の個人情報や未公開の経営情報なども、取り扱いが確認できるまでは入力を避けます。業務上どうしても必要な場合は、契約条件や社内の承認手順を確認したうえで判断してください。

不審な指示やアカウントの不正利用に備える

AIが参照する文書やウェブページに、「これまでの指示を無視する」といった不審な命令が紛れ込むことがあります。AIをだまして意図しない動作をさせようとする手口は「プロンプトインジェクション」と呼ばれます。

外部の文章に書かれた指示を無条件で信頼せず、AIが参照できる情報や実行できる操作を必要な範囲に絞りましょう。メール送信やデータ変更などをAIと連携させる場合は、人が実行前に確認する仕組みも重要です。

また、アカウントの乗っ取りを防ぐため、推測されにくいパスワードを使い、利用できる場合は多要素認証も設定します。多要素認証とは、パスワードに加えて別の方法でも本人確認を行う仕組みです。退職者の利用権限を見直すことも忘れないようにしましょう。

どの情報を入力できるか、サービスの設定をどう管理するかは、業務や契約によって変わります。自社だけで判断が難しい場合は、情報管理に詳しい専門家に相談するのも一つの方法です。

出力内容と権利を確認する

生成された文章や画像を社外で使う際は、誤情報や不適切な表現がないか確認します。画像や文章が既存の作品に似ている場合などは、著作権などの問題が生じる可能性もあります。

使える範囲はサービスの規約や利用状況によって異なります。広告や商品パッケージなどに使う場合は、規約を確認し、判断に迷うときは権利関係に詳しい専門家に確認しましょう。

中小企業で生成AIを導入する手順

1. 困っている業務を一つ選ぶ

まずは、日常業務の中から、時間がかかっている作業や担当者が負担を感じている作業を挙げます。たとえば、毎回似た案内メールを一から書いている、会議後のメモ整理に時間がかかる、といった作業です。

初めは、機密情報を使わず、担当者が結果を確認しやすい業務を選びましょう。「AIを使うこと」ではなく、「下書き作成の負担を減らすこと」のように、目的を明確にするのが大切です。

2. 小さく試し、確認方法を決める

少人数で試す場合も、利用するサービス、入力してはいけない情報、出力の確認者を決めておきます。例として、社外に出しても差し支えない架空の情報を使い、案内メールの下書きを作るところから始められます。

指示するときは、目的、読み手、含めたい内容、文体などを具体的に伝えます。たとえば「社内向けに、会議の日程変更を丁寧に知らせる文案を作成してください。日時は仮の表記にしてください」といった指示です。

3. 効果と課題を振り返る

試した後は、作業時間だけでなく、確認や修正にかかった手間も含めて振り返ります。文章の作成は速くなっても、修正に時間がかかり、全体では負担が減らない場合もあるためです。

誤りが多かった指示や、入力に迷った情報も記録しておくと、使い方やルールの改善につながります。継続するかどうかは、費用、担当者の負担、情報管理のしやすさを含めて判断しましょう。

まとめ：生成AIは人の仕事を補助する道具として使う

生成AIは、文章の下書きや情報整理などを助ける道具です。一方で、回答の正しさや安全性を自動的に保証するものではありません。入力する情報を選び、出力を人が確認することが、業務で使ううえでの基本です。

まずは一つの業務で小さく試し、効果とリスクを確認しながら、使い方を整えていきましょう。業務の選定やルールづくりを自社だけで進めるのが難しい場合は、専門家に相談するのも一つの方法です。