議事録を生成AIで効率化するには？作成手順と導入時の注意点

議事録作成は生成AIで効率化できます

生成AIを使うと、会議のメモや音声をもとに議事録の下書きを作り、要点を整理する作業を効率化できます。生成AIとは、指示に応じて文章などを作る技術です。会議の内容を「決定事項」「保留事項」「担当者が行うこと」に分ける作業にも役立ちます。

ただし、AIが作った文章を確認せず、そのまま共有することは避けましょう。発言の聞き間違いや要約の誤りによって、決まっていないことが決定事項として書かれる場合があります。効率化の基本は、AIに下書きを任せ、内容の確認と最終判断は人が行うことです。

例えば、営業会議では、訪問予定や顧客からの要望、次回までの対応を整理できます。製造業の現場会議では、設備の点検状況や改善案をまとめる用途が考えられます。いずれも、担当者や期限が正しいかを確認してから共有することが大切です。

生成AIを使った議事録作成の流れ

議事録作成では、音声から文字にする作業と、文章を読みやすく整理する作業を組み合わせます。音声を直接扱えるサービスもあれば、文字にしたデータを別の生成AIに入力する方法もあります。

1. 会議の目的と記録方法を決める

まず、誰に何を伝える議事録なのかを決めます。社内向けの進捗会議なら、議論のすべてよりも、決定事項と次の担当作業が重要な場合があります。取引先との打ち合わせでは、認識の食い違いを防ぐため、合意した内容や持ち帰り事項を明確に残すとよいでしょう。

記録方法は、会議中のメモ、録音、オンライン会議の文字起こし機能などから選びます。文字起こしとは、音声を文字にすることです。短い会議なら、担当者のメモをAIで整理するだけでも役立ちます。

録音や文字起こしを行う場合は、目的、保存先、利用するサービスなどを参加者に事前に伝え、必要な同意を得てください。社外の人が参加する会議では、相手先のルールも確認します。録音できない場合は、手書きやパソコンのメモを使う方法もあります。

2. 会議メモや文字起こしを用意する

録音を使う場合は、利用するサービスの手順に沿って音声を文字にします。周囲の音が大きい場所や複数人が同時に話す場面では、正しく文字にならないことがあります。製品名、人名、金額なども間違われやすいため、会議中に重要な内容だけ別途メモしておくと確認しやすくなります。

メモを入力する場合も、文章が整っている必要はありません。議題ごとに箇条書きで残し、決定事項と検討中の内容が区別できるようにしておきます。情報の不足を後から補えるよう、会議の日時や参加者も記録しましょう。

なお、会議の内容をAIに入力する前に、その情報を利用予定のサービスへ送ってよいか確認が必要です。必要に応じて顧客名や個人名を伏せ、議事録作成に不要な情報は除きます。

3. まとめ方を指定して下書きを作る

AIへの指示には、議事録の用途、項目、注意点を具体的に書きます。次の文は、会議メモを入力する際の例です。

以下の会議メモを、社内共有用の議事録にまとめてください。 「会議の目的」「主な論点」「決定事項」「保留事項」「担当者と次に行うこと」の順に整理してください。 メモにない内容は推測して補わず、不明な担当者や期限は「未確認」と記載してください。決定していない案は、決定事項に含めないでください。

会議メモ： ［ここに入力が認められたメモを貼り付ける］

指示を出す際には、実際のメモに置き換えて使います。作成された文章が長すぎる場合は「各項目を箇条書きにする」など、読み手に合わせて追加で調整できます。ただし、指示しても誤りがなくなるわけではありません。

4. 人が確認してから共有する

下書きができたら、会議のメモや録音と照らし合わせます。特に次の点を確認してください。

• 提案や検討中の内容が、決定事項になっていないか
• 担当者、期限、金額、数量に誤りがないか
• 重要な反対意見や保留事項が抜けていないか
• 参加していない人にも内容が伝わるか
• 共有先に見せる必要のない個人情報が含まれていないか

確認後、必要な人だけが見られる場所に保存し、共有します。取引先との会議など、認識の違いが業務に影響する場合は、関係者にも内容を確認してもらうと安心です。

導入前に確認したい情報管理のポイント

議事録には、顧客情報、契約内容、価格、人事に関する話題などが含まれることがあります。便利さだけでサービスを選ばず、会議で扱う情報を安全に管理できるかを確認しましょう。

入力した情報の扱いを確認する

サービスによって、入力した文章や音声の保存期間、運営側による利用の有無、削除の方法は異なります。入力情報がAIの改善に利用される設定になっていないか、利用するプランや契約条件も含めて確認してください。

設定を変更できる場合でも、その設定だけで安全が保証されるわけではありません。社内の情報管理ルールに照らし、入力してよい情報の範囲を決めることが大切です。機密性の高い会議では、サービスを使わず、社内のメモだけで議事録を作る判断もあります。

サービスの利用条件や設定を自社だけで判断するのが難しい場合は、情報管理に詳しい専門家に相談するのも一つの方法です。

閲覧できる人と保存期間を決める

議事録だけでなく、元の録音や文字起こしにも情報が残ります。それぞれについて、誰が閲覧できるか、どこに保存するか、いつ削除するかを決めましょう。共有用のフォルダを使う場合も、必要な担当者以外が見られる状態になっていないか確認します。

例えば、採用面接の記録は、一般的な社内会議の議事録より閲覧範囲を絞る必要があります。保存期間は、業務上の必要性や社内規程、適用される法令などを踏まえて定めてください。

会議中に記録しない選択肢も用意する

参加者が録音に同意できない場合や、機密性の高い話題が含まれる場合は、録音を停止し、必要な範囲を担当者がメモする方法もあります。AIを使うことを優先するのではなく、会議の性質に合った記録方法を選びましょう。

中小企業が小さく導入する進め方

最初から全社の会議に広げるのではなく、情報管理の条件を満たしやすい社内会議で試すと、運用上の課題を確認しやすくなります。

対象となる会議と担当者を決める

まずは、定例の進捗確認など、議題と参加者がある程度決まっている会議を候補にします。誰がメモを用意し、誰がAIの下書きを確認し、誰に共有するかを決めておきます。担当者が不明確なままだと、下書きが作られても確認や共有が止まりやすくなります。

既存の議事録と比べて確かめる

試行するときは、AIを使わずに作っていた場合と比べ、下書きの作成や確認にどれくらい手間がかかるかを見ます。時間だけでなく、担当者の修正量、決定事項の抜け、読み手にとっての分かりやすさも確認しましょう。

文字起こしの誤りが多く、修正に手間がかかる会議では、録音ではなくメモから作るほうが合う場合もあります。効果は会議の内容や記録方法によって異なるため、自社の業務で試して判断することが大切です。

使い方を簡単なルールにする

試行で問題がなければ、使うサービス、入力してよい情報、確認する項目、保存先を簡単なルールにまとめます。議事録のひな形とAIへの指示文も共有すると、担当者によるばらつきを抑えやすくなります。

利用料金を確認する際は、基本料金だけでなく、利用人数や音声の処理量に応じた費用、録音やデータ保存に必要な費用も確認してください。無料で試せるサービスでも、業務での利用条件や情報の扱いは別途確認が必要です。

議事録作成でよくある疑問

AIが作った議事録はそのまま使えますか？

そのまま使わず、人が確認してください。AIは文章を自然に整える一方で、発言の意図を取り違えたり、元の記録にない内容を補ったりすることがあります。特に決定事項、担当者、期限は元の記録と照合します。

録音しなければ生成AIは使えませんか？

録音がなくても、会議中のメモや箇条書きから下書きを作れます。録音できない会議では、記録担当者が要点を残し、入力できる情報だけをAIに渡す方法があります。メモに書かれていない内容は正確に復元できないため、重要な決定は会議中に明記しておきましょう。

すべての会議で使うべきですか？

会議ごとに判断するのがよいでしょう。情報管理上の制約が大きい会議や、内容が短く手作業ですぐにまとめられる会議では、AIを使わないほうが適している場合もあります。目的はAIの利用自体ではなく、必要な情報を無理なく正確に共有することです。

まとめ

生成AIは、会議メモや文字起こしから議事録の下書きを作り、担当者の整理作業を助けます。一方、内容の正確さと情報の管理には、人の確認が欠かせません。

まずは対象を限って試し、入力できる情報、確認する人、保存先を決めたうえで、自社の業務に合う方法を探してみてください。自社だけでサービスの選定や運用ルールの整備を進めるのが難しい場合は、専門家に相談するのも一つの方法です。